关于民生档案工作的思考

■王天斌    谢恢玉

　　民生档案是在保障民生、改善民生工作中形成的历史记录，是维护群众合法权益的原始凭证，是人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题在档案工作中的集中体现。民生档案工作事关构建和谐社会大局,是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节。因此，做好民生档案工作，服务人民群众是档案部门在新时期贯彻落实科学发展观的必然要求，也是档案工作者义不容辞的责任，更是推动档案事业又好又快发展的有效载体。
　　一、竹山县民生档案工作的现状
　　近年来，竹山县按照上级主管部门和县委、县政府对民生档案工作的总体部署，加强与有关部门密切配合，扎实有效地开展了民生档案建档管理工作。一是强化措施，民生档案管理水平得到提高。多数民生档案形成单位能够按照规定要求，把民生档案工作纳入单位工作整体规划和年度工作计划，在人员较为紧张的情况下，明确专、兼职人员从事民生档案管理；坚持按时整理年度民生档案。目前，通过县档案局对民生领域建档工作的监管、指导和服务，全县17个乡镇的综合档案室有12个达到省二级标准，县人力资源和社会保障局、县民政局、县移民局、县房管局及5个社区建立了综合档案室，为养老保险、医保、低保、移民、房管对象建立了完整的档案。同时，不断拓展新领域，与县发改局、林业局等项目主管单位联合印发文件，积极做好重点建设项目和林权制度改革档案工作，确保了各种民生档案资料的完整与安全，使民生档案管理水平不断提高。二是健全网络，民生档案管理辐射到位。在加强民生档案管理工作的同时，明确了分管领导，建立健全了网络，基本实现了有分管领导、有档案员、有档案、有档案柜、有管理制度的“五有”目标，尽量消除民生档案管理盲区。三是突出重点，不断强化民生档案资源建设。本着以人为本的服务理念，加大对婚姻、房产、社保、低保等与人民群众生活密切相关的档案资源的收集力度，不断提高馆藏民生档案的比重。截止2011年底，县档案馆已接收破产企业改制档案20000卷，人口普查档案3968卷，婚姻档案218卷、1187件，独生子女档案340卷，为实现民生档案资源的整合和共享奠定了良好的基础。四是加大力度，民生档案资源开发利用成效明显。随着经济社会的发展，个人利用档案已成为县档案馆利用的主体，越来越多的普通百姓开始走进档案馆，县档案馆接收的民生档案为普通百姓提供了真实凭证。
　　二、目前民生档案工作存在的主要问题
　　近年来，我们也清醒的看到，我县民生档案管理虽然取得了一定进展，但现状并不令人乐观，主要表现在：一是认识不够。民生档案作为一种重要的生产要素和无形资产，在落实政策、解决各种矛盾纠纷等方面发挥了重要作用。但是一些部门对民生档案的认识不足，不少部门未将档案工作纳入议事日程，有的单位分管领导不明，档案管理职责不清，有些档案人员业务不熟，整理质量不符合规范要求，有的接收范围不明确，保管的只是“红头”文件，产生的土地流转、土地承包、计划生育、村务公开等涉及人民群众切身利益的档案资料相当少，严重影响了民生档案工作整体水平。二是监管难度大。县档案局作为全县档案工作的主管部门，对民生档案工作负有监督、指导职责，由于管理手段单一，加之民生档案点多面宽，产生各类民生档案的单位形成了各自为政，工作随意性大，不少涉及民生档案的共享程度不高，群众查阅利用档案不方便。我们发现有的单位竟然把档案资料当成废品随意处理，私自变卖或销毁。三是存在安全隐患。少数民生档案形成单位档案法制意识淡薄，不依法履职的现象在一定范围内不同程度的存在，民生档案管理落后现状还得不到及时改变；还有一些单位随着机构、人员的调整变更，没有及时配备档案人员，民生档案出现断档，多年形成的文件材料长期散存，不能按时完成年度归档，有的甚至遗失；有的没有专门的档案室和标准的档案柜，保管条件较差，档案成捆堆放，不利于开发和利用，实现民生档案成果共享还存在一定差距等。
　　三、做好民生档案工作的几点建议
　　经过近年来的工作实践，我们认为加强民生档案工作应主要抓住以下几个方面：一强化宣传，不断提高民生档案意识。要通过新闻媒体、网站等平台，对民生档案工作的重要作用开展多层次、多形式、多渠道的宣传，普及民生档案知识，提高各级领导和有关部门对民生档案工作重要性和必要性的认识，从而增强民生档案意识和法制观念，提高民生档案建档工作的自觉性和主动性，促进民生档案建设的协调发展。二是加强领导，形成齐抓共管工作格局。做好民生档案工作是一项长期的基础性工作，又是一项综合性的系统工程，单靠档案部门单打独斗，是解决不了根本问题的，因此，需要社会各方的大力配合与支持。各级党委、政府要加强对民生档案工作的领导和统筹协调，切实把民生档案工作列入议事日程和考核内容。县档案部门应本着以保障和改善民生为重点的社会建设和管理工作开展到哪里，民生档案工作就延伸到哪里的原则，积极关注民生工作的热点，依法加强民生档案工作的监督、指导和检查。县人社、民政、卫生、教育、移民等部门作为民生档案的主要形成和使用单位，要做到认识到位，重点突出，明确责任，依法科学管理，确保民生档案的安全，促进民生档案的有效利用。三是依法监管，加快规范化管理步伐。建议县政府对全县民生档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导。县档案部门要依据档案法律法规，建立档案执法监督检查年检制度，加强民生档案工作的日常监管，避免发生档案违法案件。各有关职能部门要切实承担起历史赋予的责任，主动配合，搞好协作，形成齐抓共管格局，积极引导做好民生档案工作，为创优民生档案工作环境奠定基础。四是注重整合，实现民生档案资源共享。县档案馆作为全县档案保管基地，应在收集民生档案资源方面发挥主渠道作用，积极调整馆藏收集范围，切实加强婚姻登记、林权改革、土地延包、社会保障等与老百姓利益密切相关的档案的收集，对一些利用率较高，但难以提前接收进馆的民生档案资源，要采取行之有效的措施，通过文件在线接收、全文数字化、目录移交等方式，掌握数量，整合本区域各类涉及民生的现行文件和档案信息。使档案馆真正成为既保存政府信息，又保存社会公众信息的综合档案馆。同时，突出工作重点，深入挖掘现有馆藏各类民生档案资源，加快馆藏民生档案整理、审查及开放步伐，便捷广大人民群众利用。五是创新手段，充分发挥服务功能。保管档案的目的，在于利用，为民生服务是档案馆的根本宗旨和目标。县档案馆要坚持以民生需求为导向，采取多形式、多途径向社会公众提供档案信息资源服务。一方面不断深化档案信息资源的开发和利用。通过开发关系人民群众切身利益的重要专题数据库和档案编研产品，打造面向公众的展览精品，组织开展家庭建档等活动，使社会公众在利用档案维权的同时，又能充分享受到档案文化的魅力。另一方面要大力加强档案服务窗口建设。县档案馆要通过进一步密切社会各方面的关系，广泛开展档案信息合作开发，逐步解决馆藏档案信息不够、开发力量不足、档案信息开发利用水平不高等实际问题，加快档案馆现行文件查阅中心向政府信息公开服务中心的转变，使所有涉及人民群众直接现实利益的各类档案和现行文件能够更好地为广大人民群众服务。（作者系县档案局局长、副局长）